إذا كنت تعتمد على النظم التقليدية في ادارة حسابات شركتك وتحتاج إلى تطوير اعمالك بشراء افضل برنامج محاسبة يتناسب مع شركتك فأن هذا المقال موجه لك فيمكن اعتبار هذا المقال بمثابة دليل يمكن الاستعانة به لشراء البرنامج المحاسبي المناسب لشركتك ؛ فقبل شرائك للبرنامج المحاسبي لابد أولا من تحديد احتياجات الشركة وطبيعة المشكلات التي تواجهها الشركة في التشخيص السليم للمشكلة سيؤدي حتما الى اختيار افضل برامج محاسبة تتناسب مع شركتك ؛ والاختبار أفضل برنامج محاسبة لشركتك يجب اتباع الخطوات التالية :
– دراسة أوجه القصور ونقاط الضعف التي تعاني منها الشركة في كافة الأقسام وتحليلها.
– معرفة أسباب هذه المشكلات وأهم المقترحات لعلاجها.
– البحث عن أفضل برنامج محاسبة مناسب الذي يساعد الشركة في التغلب على المشكلات ونقاط الضعف
– البدء في تدريب الموظفين العاملين بالشركة على البرنامج المحاسبي تدريب جيدا.
-بعد الانتهاء من التدريب ؛ يجب تحول الشركة فورا للعمل على البرنامج المحاسبي والتخلي عن النظام اليدوي.
– تعديل سياسات وأساليب العمل بالشركة وتطويرها للتوافق مع أساليب وسياسات برنامج المحاسبة.
– عدم العودة للنظام اليدوي واستمرار العمل على البرنامج المحاسبي مع عمليات التطوير والتحديث المستمرة.
إقرأ أيضا : نبذة عن خدمة كمل سوا السعودية
وبذلك تكون الشركة قد اختارت افضل البرامج المحاسبية التي تتناسب معها ولكن يبقى بعض النصائح الهامة التى يجب على الشركة اتباعها للمفاضلة بين البرامج المحاسبية ومنها :
– ينبغي شراء البرامج المحاسبية من الشركات التي تمتلك سابقة أعمال وخبرات أكثر.
– شراء البرامج المحاسبية من الشركات الكبيرة يضيف إلى الشركة المزيد من الخبرات المكتسبة.
– ينبغي شراء البرامج المحاسبية الجاهزة التي تتناسب مع نشاط الشركة فهناك برامج محاسبة لشركات المقاولات وشركات الخرسانة الجاهزة وشركات الاستثمار العقاري والمطاعم والفنادق وغيرها مما يوفر على الشركة المزيد من الوقت والمجهود في إعادة تصميم البرنامج المحاسبي ليتناسب معها.
– ينبغي شراء البرامج المحاسبية من الشركات التي لديها دعم فني سريع وقوي يستطيع حل أي مشكلة قد تواجهها الشركة في المستقبل في اسرع وقت بدون حدوث خسائر أو تعطيل العمل.
– من الافضل البحث عن البرنامج المحاسبي الذي يحقق أعلى قيمة مضافة للشركة بتحقيق أهداف الشركة من تطوير أساليب الإدارة وتطوير الأعمال والرقابة واتخاذ القرارات وليس البرنامج الأرخص فغالبا ما يمثل البرنامج الأقل سعر خسارة للشركة على عكس ما هو متوقع نتيجة عدم تحقيقه لأهداف الشركة مما يؤدي إلي خسائر مالية وكذلك خسائر للوقت والمجهود المبذول في تطوير أعمال الشركة ببرنامج محاسبي عديم الجدوى.
– وأخيرا ينبغي على الشركة البحث عن البرنامج المحاسبي الذي يقدم منظومة متكاملة من الخدمات بأفضل سعر ممكن فبرنامج المحاسبة المرتبط بعقود صيانة وتدريب وتطوير دورية وكذلك دعم فني يعتبر هو الافضل ، لأنه قد يكون البرنامج المحاسبي رخيص نسبيا ولكن قد تفاجأ بارتفاع اسعار الدعم الفني والصيانة الدورية وفي بعض الأحيان عدم وجودها بالأساس .
بالاختيار المناسب لأفضل برامج محاسبة يحقق أهداف الشركة من خلال التسجيل الدقيق للبيانات في أقل وقت ممكن وجعل الشركة تعمل كوحدة واحدة بالربط بين كافة الأقسام وفروع الشركة بقاعدة البيانات واحدة و يمكن الشركة من استعراض التقارير المالية والمخزنية وغيرها بشكل لحظة بمجرد ادخال البيانات بما يساعد في أعمال الرقابة ومتابعة الأداء وبالتأكيد تقليل الأخطاء في بيئة الأعمال ؛ كما أن إمداد كافة أقسام الشركة والإدارة العليا بالتقارير في الوقت المناسب يجعلها تتخذ أنسب القرارات ومن ثم يؤدي كل هذا إلى تقليل فرص حدوث خسائر ويزيد من أرباح الشركات ويجعلها تتوسع في بيئة الأعمال.